ÖDEME EMRİ BELGESİ VE EKLERİNİ HAZIRLARKEN HARCAMA BİRİMLERİNDEN İNTİKAL EDEN UYGULAMA SORUNLARI VE DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR
Ödeme emri belgesi (ÖEB) ve muhasebe işlem fişi (MİF) (avanslar için) hazırlarken:
Kurumsal kod, birim kodu, hesap kodu, fonsiyonel kod, finansal kod ve ekonomik kodlar, tutarlar ve Devlet Harcama Belgeleri Yöntemeliği’ne göre eklenmesi gereken evraklarda hata yapılmaması, bilgisayar ortamında hazırlanması ve printer çıktısının alınması gerekmektedir. Sadece zorunlu hallerde ÖEB, MİF ve Devlet Harcama Belgeleri Yöntemeliği’ne göre eklenmesi gereken evraklarda, mürekkepli kalemle elle yapılan hata düzeltmelerinde gerçekleştirme görevlisi veya harcama yetkilisi tarafından paraf atılması ve mühürlenmesi gerekmektedir. Hatalı düzenlenen evraklar Muhasebe birimimizce düzeltilmeyecek ve kabul edilmeyecektir. ÖEB’nde sadece düzenleyen kısmındaki gerçekleştime görevlisinin imzaladığı kısım mühürlenecektir. ÖEB’indeki en alt kısımı sadece Harcama Yetkilisi ve Muhasebe yetkilisi imzalayacak, ilk baştaki boş kısıma ise herhangi isim açılmayacak ve imzalanmayacaktır.
Harcama yetkilileri, yardımcıları veya hiyerarşik olarak kendisine en yakın üst kademe yöneticileri arasından bir veya daha fazla sayıda gerçekleştirme görevlisini ÖEB düzenlemekle görevlendirir.
Harcama yetkilileri ve gerçekleştirme memuru değişikliğinde Muhasebe birimimize bilgi verilmesi gerekmektedir.
İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin 12.maddesinin 3.fıkrasına göre (“...Ödeme emri belgesini düzenlemekle görevlendirilen gerçekleştirme görevlileri, ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde ön malî kontrol yaparlar. Bu gerçekleştirme görevlileri tarafından yapılan kontrol sonucunda, ödeme emri belgesi üzerine “Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhi düşülerek imzalanır.”) belirlenen gerçekleştirme görevlisi her ÖEB’nde imzaladığı yere “Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhini yazmak zorundadır.
ÖEB ve MİF ’nin “AÇIKLAMA VE EKLER” kısmına Merkezî Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğine göre eklenmesi gereken tüm ekler adetleriyle birlikte yazılacaktır. Bu kısma yazılmayan eklerden muhasebe birimimiz sorumlu değildir. ÖEB ve MİF eklerinin 3 adetten fazla olması durumunda ekler yeterli büyüklükteki zarflara konulacaktır.
Ödeme belgesinin birinci nüshasına, kanıtlayıcı belgelerin aslı veya yasal bir sebeple aslı temin edilemeyenlerin onaylı suretleri bağlanır. Fatura ve taşınır işlem fişinin asıllarının bağlanması esastır. Ancak, kaybolma, yırtılma, yanma gibi mücbir sebeplerle aslının temin edilemediği hallerde, fatura ve/veya taşınır işlem fişinin onaylı örnekleri bağlanmak suretiyle ödeme yapılabilir. Onaylı suretlerin, onaylayan ilgili birim yetkilisinin adı, soyadı, unvanı, imzası ve resmi mühür ile onay tarihini taşıması gerekir.
Hak sahiplerinden alacaklarının aktarılmasını istedikleri banka şubesi ve hesap numaralarını ihtiva eden yazılı talepleri alınarak, talebin altına veya uygun yerine gerçekleştirme memuru veya yetkilendireceği görevli tarafından “İmzanın istihkak sahibi ............ ait olduğu tasdik olunur.” şerhi ile onaylandıktan sonra tahakkuk evrakına bağlanacaktır. Söz konusu banka şubesi ve hesap numarası, tahakkuk evrakının “açıklama-ekler” bölümünde ayrıca gösterilecektir.
Kamu personelinin aylık, ücret ve düzenli olarak yapılan benzeri alacaklarının mutemetlere ödenmesine ilişkin görevlendirme yazıları, malî yılın ilk ayında ödeme belgesi ile birlikte muhasebe birimine verilir. Mutemet değişikliği halinde yeni mutemet ayrı bir görevlendirme yazısı ile muhasebe birimine bildirilir.
Malî yılın ilk ayına ait ödemelerde, personelin kıdem aylığına esas hizmet sürelerini gösteren insan kaynakları birimince onaylı listenin ödeme belgesine bağlanması gerekir. Diğer aylarda ise durumunda değişiklik olanların listesi ödeme belgesine bağlanır.
Aile Yardımı Bildirimi personelin ilk işe girişinde alınır ve personelin aile yardımından yararlanan eş veya çocuk durumunda meydana gelen değişiklikler ile yer değiştirme suretiyle atama halinde yenilenir.
Yıl içinde birden fazla ödeme yapılan kişi ve kurumlardan, alacaklarının aktarılmasını istedikleri banka şubesi ve hesap numaralarını belirten yazılı talepleri her mali yıl için bir defa alınacaktır.
Aylık ve ücretleri peşin ödenen kamu personeli aylık ve ücret ödemelerinin her ayın 15’inde, aylık ve ücretleri çalışıldıktan sonra ödenen işçilerin aylık ve ücret ödemelerinin ise her ayın 14’ünde yapılması gerekmektedir.
Aylıklara ilişkin ÖEB’si, saymanlıklarca gerekli inceleme ve ödemeye ilişkin hazırlıkların tamamlanması için ödeme yapılması gereken tarihten altı iş günü önce Muhasebe müdürlüğüne ulaştırılmasına ve gecikmeye meydan verilmemesine özen gösterilecek ve harcama yetkililerince gerekli tedbirler alınacaktır.
Maaş bilgi girişi yapılan evraklarının asıllarının bağlanması esastır. Aslının olmadığı hallerde onaylı örnekleri bağlanması gerekir.Onaylı suretlerin, onaylayan ilgili birim yetkilisinin adı, soyadı, unvanı, imzası ve resmi mühür ile onay tarihini taşıması gerekir.
SSK primi kesilen çalışanların aylıklarına ait ÖEB de altı iş günü önce muhasebe birimimize ulaştırılması gerekmektedir. SSK bildirgesinin ise e-bildirgeden girilerek onaylanmadan ilgili döneme işlenerek ÖEB’ne eklenmesi ve ilgili dönem girdiği ilk gün onayının yapılması ve aynı gün onaylanan tahakkuk fişinin müdürlüğümüze gönderilmesi gerekmektedir.
Asgari geçim indirimi için Ücretliler, medeni durumları ve çocuk sayıları ile eşinin iş ve gelir durumu hakkında “Aile Durumu Bildirimi” ile işverenlerine bildirimde bulunacaklardır. Durumlarında herhangi bir değişiklik olması halinde (evlenme, boşanma, ölüm, doğum vb.) bu değişiklikleri işverene bir ay içerisinde bildireceklerdir.
-Tedavi Yollukları ve Geçici Görev Yollukları ile İlgili Hususlar:
Yolluk bildiriminde her bir kişi için iki tarih arası ayrı satır kullanılılarak hesaplama yapılacaktır.
Örneğin 10/02/2008 tarihinde Kastamonu'dan Ankara'ya refakatli sevkli giden bir memur için tedavi yolluğu hazırlarken:
Memur için 1.satıra:
“Yolculuk ve Oturma Tarihleri” kısmına :10/02/2008-10/02/2008
“Nereden Nereye Yolculuk Edildiği veya Nerede Oturduğu” kısmına Kastamonu-Ankara-Kastamonu yazılacaktır.
Refakat eden kişi için 2.satıra:
“Yolculuk ve Oturma Tarihleri” kısmına :10/02/2008-10/02/2008
“Nereden Nereye Yolculuk Edildiği veya Nerede Oturduğu” kısmına Kastamonu-Ankara-Kastamonu yazılacaktır.
Geçici bir görevle memuriyet mahalli dışındaki bir yere gönderilenlerden, buralarda ve yolda öğle (saat 13.00) ve akşam (saat 19.00) yemeği zamanlarından birini geçirenlere 1/3, kisini geçirenlere 2/3 oranında ve geceyi de geçirenlere tam gündelik verilir. Bu hesaplamayı yapmak için yolculuk saatlerinin mutlaka yazılması gerekmektedir.
Kara Yolları Taşıma Yönetmeliğinin 48.maddesinde ise ,
h)6 yaşın altında olan çocuklar yolcu bileti düzenlenmeksizin kucakta seyahat edebilirler. Bunlar için ayrı koltuk talep edilmesi halinde, bilet ücreti %50 indirimli düzenlenir.
ı)6 yaş ve üzeri tüm yolcuların ayrı koltukta seyahat etmesi zorunlu olup, 6-12 yaş arası çocuklar ile yaş şartı aranmaksızın özürlüler için bilet ücreti % 50 indirimli düzenlenir. Şeklinde bir düzenleme yer almaktadır.
Geçici görev yolluğu bildirimini, bildirim sahibinin görevi yerine getirmesinden bilgisi olan amir ve bildirim sahibi memur tarafından imzalanacaktır.
Geçici görev yolluğu ödemelerine ilişkin ÖEB her personel için ayrı ayrı düzenlenecektir.
Sürekli görev yolluğunda ise bildirim sahibinin atama işleminden bilgisi olan amir ve bildirim sahibi memur tarafından imzalanacaktır.
657 Sayılı Devlet Memurları Kanunudaki Ek 20. maddesine göre : Devlet memurlarının görev yaptıkları kurum ve hizmet birimlerinin bulunduğu yerleşme merkezlerinde (mücavir alanları dahil belediye ve köy hudutları içerisinde) ikamet etmeleri esastır.
Devlet memurlarının görevini aksatmamak kayıt ve şartıyla birinci fıkrada belirlenen hudutlar dışında ikamet etmelerine mensup oldukları kurumun yetkili amirince izin verilebilir.
-Damga Vergisi:
488 sayılı Damga Vergisi Kanunun göre:
-Yolluklarda binde 6 ,
-4734 sayılı Kamu İhale Kanununa göre yapılan alımlarda KDV hariç tutar üzerinden,
İhale komisyonu kararı için binde 4,5,
Sözleşme için binde 7,5,
Ödemeler için binde 7,5 damga vergisi kesilecektir.
